هل تعد نفسك واحداً من مجموعة الأشخاص الذين يعتقدون أن 24 ساعة في اليوم قليل جداً من أجل الكثير من الأعمال والمهام التي يجب عليك القيام بها ؟

 إذا كانت إجابتك على هذا السؤال هي نعم، فربما كانت هذه هي اللحظة الملائمة للتفكير في الأسلوب الذي تستخدمه من أجل تنظيم الوقت .

بالطبع قد يكون لدى الشخص بشكل عام آلاف المهام والوظائف اليومية ولكن لا يجب أن يصيبك ذلك بالإرهاق و يعيق إنتاجيتك.

إننا لا نشك في مهامك وأعمالك، في المحصلة إننا نعلم كيف يجري الوقت بسرعة، وخصوصاً لمن لديه عمله الخاص.  

 تحدث المشكلة عندما يصبح الأمر بمثابة روتين بالنسبة لك، ولا تتمكّن من القيام بكل ما تحتاج إليه كل يوم.

لكن يجب أن تعلم أنه مع وجود العديد من المهام، سواء شخصية أم مهنية، يمكن التنظيم بشكل أفضل كي تكون أكثر إنتاجية وتنفذ ما قمتَ به.

لمساعدتك على تنظيم الوقت بشكل أفضل حصرنا لك 10 نصائح قادرة على جعل الـ 24 ساعة اليومية كافية جداً كي تكمل نشاطاتك.

 

نصائح مفيدة تساعدك على تنظيم الوقت :

1-  ضع هدفاً لك

كي تتمكن من تنظيم الوقت بشكل أفضل يجب عليك أن تضع هدفاً قابلاً للتحقيق.

بغض النظر عن التفكير في تحسين وقتك، والتحول إلى شخص أكثر إنتاجية على صعيد المهام الشخصية أو المهنية، يجب أن تعلم أن وجود هدف يساعدك على تنظيم كل ما تحتاج إلى القيام به بشكل أفضل.

يحدث هذا لأنه عندما يكون لك هدف، يمكنك التفكير في طرق تساعدك على التخطيط لوقتك بشكل أفضل وكذلك لأعمالك وإجراءاتِك لبلوغ ذلك الهدف.

لهذا السبب حاول وضع أهداف على الأمد القصير، المتوسط والبعيد هكذا تتمكن من إعداد استراتيجيات لتحقيق أهدافك، من خلال التركيز على فترة زمنية محددة مسبقاً لإتمام كل مهمة من هذه المهام.

لكن احذر !

من الشائع جداً وضع أهداف شبه مستحيلة من الناحية العملية، لكن عندما تقوم بذلك، لن تتمكن من بلوغ تلك الأهداف، وليس هذا فقط، بل من المحتمل أن تصبح مرهقاً كثيراً ولن تكون شخصاً منتِجاً يتمتع بالإنتاجية في أي أغلب أوقات العمل.

2-  ضع قائمة بمهامك اليومية

بعد تحديد أهدافك، يمكنك البدء بالتفكير في إجراءات وأعمال يجب عليك القيام بها لبلوغ الأهداف التي تم وضعها.

مثلاً:

إذا كان لديك عمل تجاري أونلاين على الإنترنت وترغب في اجتذاب جمهور أكبر إلى صفحة البيع الخاصة بك، يمكنك التفكير في أعمال مثل:

تحسين موقعك الإلكتروني.  

إعداد مدونة.

كتابة المحتويات الهامة من أجل جمهورك.

نشر مواضيع أكثر على شبكات التواصل الإجتماعي.

إعداد فيديوهات على قناتك يوتيوب وغير ذلك من الاستراتيجيات.

بعد التفكير في كل ما يجب عليك القيام به لبلوغ هدفك، ضع هذه الإجراءات على الورق.

و من المهم جداً أن يكون لديك مستند أو وثيقة تتضمن قائمة بكل ما يجب عليك القيام به وهذا يساعدك على عدم نسيان أي شيء تحتاج إلى تنفيذه.

3-   امنح الأولوية للأمور المستعجلة

من خلال وجود قائمة بالأعمال والمهام في متناول اليد، يكون الوقت قد حان للتمييز بين ما هو عاجل وضروري وبين ما يمكن تأجيله إلى وقت لاحق.

فكر في أعمال تعد أكثر أهمية لبلوغ أهدافك ونفذها قبل غيرها من المهام.

هل أدركتَ مدى أهمية وجود القائمة التي تحدثنا عنها ؟

عندما يتوافر لديك كل ما يجب عليك القيام به بصيغة مكتوبة، يصبح أسهل بكثير تحديد النقاط الأكثر أهمية التي يجب القيام بها الآن ولا يجوز تأجيلها إلى وقت لاحق.

لكن يجب عليك الحذر كي لا تترك الأمور الأخرى إلى وقت بعيد جداً عن غيرها من النشاطات إذا تركتَ كل شيء إلى وقت لاحق ولم تضع ترتيباً ومخططاً يتضمن تاريخ بدء وانتهاء كل عمل من هذه الأعمال لن تحقق أي شيء منها.

لهذا حتى لو كان أحد هذه المهام يمكن تنفيذها فيما بعد، لا تنسَ أن تضعها أيضاً قيد التنفيذ خلال ساعة معينة من اليوم .

4-   ليكن لديك روزنامة – تقويم

إن وجود تقويم يتضمن تاريخ بداية ونهاية كل مهمة من هذه المهام الموضوعة مسبقاً يعد شيئاً يساعدك كثيراً على تنظيم الوقت عندما تضع فترات زمنية فإنك ترسل أوامر بديهية إلى دماغك يجعله يدرك أن ذلك الشيء يجب أن يتم خلال تلك الفترة.

من خلال ذلك، حتى لو منحت الأولوية للمهام المستعجلة والهامة، لن تنسى أبداً المهام والوظائف الأخرى التي يجب القيام بها فيما بعد.

إن نصيحتنا لك هي استخدام فترات الصباح الأولى من اليوم الأول في الأسبوع للتخطيط لتقويمك التحريري الأسبوعي، هكذا تفكر فقط في التخطيط لفترة مستقبلية قريبة، مما يساعدك على تنظيم الوقت بشكل أفضل.  

بالطبع هناك مهام تتطلب وقتاً أطول ويمكن تنفيذها والقيام بها فقط في غضون شهر أو شهرين لكن إذا علمتَ بوجودها، و وضعتها في روزنامة تحريرية سوف تكون على علم بضرورة القيام بها عندما تقترب من الموعد الذي حددته لها.

5-  نفذ نشاطاً واحداً في كل مرة

لا ينفع أبداً أن تنظم مهامك تبعاً لمقدار ودرجة الأهمية وإعداد التقويم التحريري لديك ليتضمن تاريخ بدء وانتهاء كل مهمة إذا نفذتَ كل شيء في نفس الوقت.

كما ذكرنا في بداية المنشور، إننا نعلم أنه من المحتمل أن تكون لديك أمور كثيرة يجب عليك القيام بها على مدار اليوم لذا إذا حاولتَ القيام بكل شيء دفعة واحدة، لن تتمكّن من إتمام أية مهمة من هذه المهام، وستصل حتى المنتصف في كل مهمة من هذه المهام، وهذا ما قد يجعل ذهنك متعباً أكثر.

لهذا أنت بحاجة إلى التركيز على مهمة أو وظيفة واحدة كي تتمكن من استخدام كامل طاقتك لإتمامها من خلال ذلك، سوف تلاحظ أنك سوف تتمكن من إنهاء كل شيء وفي الوقت الذي حددته مسبقاً، وسوف تقوم أيضاً بمهامك بطريقة أكثر تكاملاً قدر الإمكان.

مع مرور الوقت، سوف تلاحظ أن التنظيم والتركيز على نشاط واحد فقط في كل مرة سوف يساعدك على إدارة الوقت بأفضل الأساليب، وسوف تصبح أفضل مدير لوقتك.

6-  تجنب المماطلة

على الرغم من عدم القيام بأكثر من مهمة أو وظيفة في كل مرة، من المهم جداً ألا تؤجل إلى وقت لاحق ما يمكنك تنفيذه والقيام به الآن !

هناك خطأ شائع جداً بين الناس الذين يعانون من عدم تنظيم الوقت وهو المماطلة !! إن تمديد الفترات الزمنية كثيراً يجعلك تفقد تركيزك على المهام التي يجب عليك القيام بها.

ولهذا السبب يجب عليك التفكير في جميع النصائح التي تحدثنا عنها و ذكرناها هنا في هذا المنشورعندما تحدد الفترات الزمنية لإنهاء مهام محددة، حتى لو كان التاريخ بعيد قليلاً عن الآن، لن تستسلم للراحة فقط وتعتقد أنه لا داعي للقيام بأي شيء في الوقت الحاضر لإتمام تلك المهمة اللاحقة.

إذا كان لديك الوقت اليوم كي تبدأ بشيء ما يجب عليك تسليمه بعد أسبوعين، لمَ لا تبدأ الآن؟ هكذا سوف يتوفر أمامك الوقت مستقبلاً من أجل النشاطات الأخرى أو الأمور الفجائية التي قد تطرأ في المستقبل؟

7-   نظم بيئة العمل

إن التمتع ببيئة عمل منظمة جيداً يعد أمراً هاماً لضمان تنظيم الوقت، وهذا لأنه من خلال وجود مكان منظم لن تضيع وقتك في البحث عن شيء تحتاج إليه.

لهذا السبب حتى لو كنت أنت صاحب العمل التجاري، ليكن لديك دوماً مكاناً مفصولاً لتنفيذ المهام التي تتعلق بأعمالك التجارية.

في هذه البيئة ضع كل شيء تحتاج إليه دوماً بالقرب منك، مثل حاسوب، هاتف، دفتر لتدوين الملاحظات، أقلام، وإذا كان الأمر ممكناً ضع فنجان قهوة و زجاجة ماء.

8-  قم باستراحات

حتى مع وجود الكثير من المهام التي يجب تنفيذها، من المهم جداً أن تدرك أنك بحاجة إلى الوقت للاستراحة.

إننا نعلم أن الكثير من الناس وخصوصاً أولئك المثقلين بالأعمال والمهام يعتقدون أنه من الضروري العمل دون أي توقف طوال الوقت ولكن هذا يعد مؤشراً كبيراً على أنك لا تتمتع بتنظيم الوقت كما يجب.

بالإضافة إلى ذلك، لا يجوز اعتبار ما تقوم به عملاً إنتاجياً باعتبار أن الشخص الذي يعاني من جسد وعقل منهكين لا يمكنه الإنتاج على نحو جيد.

ولهذا السبب تحتاج إلى القيام بفترات استراحة أثناء مهامك وأعمالك ، ولا يجب أن تهمل النوم بشكل جيد كل يوم.

هناك أسلوب مستخدم كثيراً من قبل الخبيرين لمساعدتك على تنظيم وقت الاستراحة، وهي تقنية الطماطم أو تقنية البومودورو لتنفيذ المهام باستخدام هذه التقنية، تحتاج فقط إلى استخدام مؤقت زمني (عداد زمني) ويمكن استخدام جهازك الخليوي لهذا الغرض.

9-  تجنب التشتت

هذه النصحية قيّمة جداً وخصوصاً لمَن اختار العمل في المنزل من السهل أن تختلط مواعيد العمل  بالمهام الروتينية المنزلية.

بالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من الأمور التي تشتت ذهنك في المنزل، مثل التلفاز، الأبناء، الأقارب هذه الأمور التي يمكن أن تفقدك تركيزك وتجعلك تتوقف عن مزاولة المهام التي تم التخطيط لها في يوم محدد.

يعد الإنترنت أيضاً بيئة تعبر عن الكثير من الأمور التي تساعد على التشتت بشكل مستمر، سواء عن طريق الشبكات الإجتماعية، الفيديوهات على يوتيوب أو حتى المقالات والمواقع الهامة.

10- افهم متى يجب أن تقول لا

من المهم جداً أن تعرف متى تقول “لا” لبعض النشاطات والمهام التي تراها غير ضرورية.

مثال:

لنفترض أنك تعمل مع أناس آخرين، وأن أحد ما يرغب في عقد اجتماع للتحدث عن موضوع ما تعلم أنه يمكن حله عن طريق رسالة يرسلها الشخص عبر بريد إلكتروني فقط إذا كان الأمر كذلك، اقترح على زميلك أن يقوم بإرسال المعلومات وأخبره أن الاجتماع يعد غير ضروري حالياً.

هكذا تلاحظ أن يومك سوف يكون أكثر إنتاجية عندما تبدأ بقول (لا) لبعض النشاطات التي لا تعد إلزامية في تلك اللحظة.

إذا كنت أنت صاحب العمل التجاري ولديك أناس يعملون معك تعلم إسناد المهام إليهم لست بحاجة إلى القيام بكل شيء في أعمالك بمفردك! يمكنك العثور على عاملين جيدين للعمل معك.  

راقب وقتك بأسلوب أفضل

إن معرفة كيفية إدارة المهام بالأسلوب الأمثل هو الطريقة التي تجعلك أكثر إنتاجية، وهكذا تتمكن من تنظيم الوقت بشكل رائع وترتيب أولوياتك.

كما قلنا في بداية هذا المنشور، إننا ندرك أن روتين العمل المتسارع وعدد المهام اليومية الكبير يجعل الكثير من الناس يفقدون التركيز... لكن ، إذا وصلتَ إلى هنا، فـ بالتأكيد قد لاحظتَ أنه من الممكن إكمال كل ما لديك من مهام على مدار اليوم دون الحاجة إلى زيادة عدد ساعات العمل اليومية.